Dezembro está perto, e uma dúvida começa a aparecer nas locadoras: os contratos têm as informações necessárias para documentar cada locação sem voltar ao cliente ou procurar dados em outros arquivos?
Resposta rápida: o cronograma divulgado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS indica 1º de dezembro de 2026 para a NFS-e nas locações de bens móveis. Para os optantes do Simples Nacional, as regras de IBS e CBS têm marco próprio em 1º de janeiro de 2027. Vale revisar agora a descrição dos equipamentos, o período, os valores e os serviços incluídos em cada contrato.
A Lei Complementar nº 214/2025 inclui a locação entre as operações onerosas alcançadas pelo IBS e pela CBS. O calendário de documentos fiscais detalha quando começam as obrigações para diferentes operações e contribuintes. A data de dezembro precisa ser lida junto com o enquadramento da empresa. Ela não significa que toda locadora passará a pagar um novo imposto naquele dia.
O que muda no calendário da NFS-e?
Na comunicação de 31 de julho de 2026, a Receita Federal incluiu a NFS-e nas locações de bens móveis no grupo com início de obrigatoriedade em 1º de dezembro de 2026. O Portal Nacional da NFS-e também aponta essa data para as informações de IBS e CBS nessas operações.
Há uma distinção para as empresas do Simples Nacional. Segundo a orientação da Receita Federal, as regras de IBS e CBS aplicáveis a essas empresas passam a produzir efeitos em 1º de janeiro de 2027. A mesma orientação trata do uso do Emissor Nacional da NFS-e por microempresas e empresas de pequeno porte optantes que prestem serviços sujeitos à emissão, a partir de 1º de novembro de 2026. São obrigações com alcances diferentes.
Antes de mudar a emissão da sua locadora, confirme com a contabilidade qual regra se aplica ao seu regime e a cada tipo de operação.
Três pontos para conferir em cada contrato
Um contrato claro facilita a conferência entre o que foi combinado, o que foi cobrado e o que será informado no documento fiscal. Comece por estes pontos:
- Equipamento e período. O contrato identifica os itens alugados e registra início, término e eventuais prorrogações? Se houver número de patrimônio ou série, confira se o cadastro corresponde ao equipamento entregue.
- Valor da locação. O preço, a forma de cobrança e os valores adicionais estão fáceis de localizar? Verifique se uma renovação ou devolução parcial chegou ao faturamento antes da emissão.
- Serviços adicionais. Montagem, operação, transporte ou outros serviços estão descritos com seus valores e condições? A equipe contábil precisa conseguir distinguir o que foi efetivamente contratado para orientar o tratamento fiscal.
Considere uma locação que começou por uma semana e foi prorrogada por mais três dias. Se o novo período ficou apenas em uma conversa, quem emite o documento pode usar o valor antigo. Registrar a mudança no contrato e na cobrança evita essa divergência. O mesmo cuidado vale para serviços acrescentados depois da proposta inicial.
Como organizar a revisão antes do prazo
Separe uma amostra de contratos recentes, inclusive um com renovação e outro com serviço adicional. Compare contrato, cadastro do equipamento, cobrança e documento emitido. Anote onde a equipe precisou procurar informação fora desse fluxo e corrija o processo antes de repetir a emissão em escala.
Também vale definir quem registra alterações de período ou valor e quem confere esses dados antes do faturamento. Quando comercial, operação e financeiro trabalham com versões diferentes do acordo, o erro costuma aparecer na etapa final.
Se a sua locadora já lida com prorrogações frequentes, veja também o que fazer quando o equipamento continua com o cliente após o vencimento do contrato.
O calendário informa datas gerais. A aplicação concreta depende do regime tributário, da operação e das orientações vigentes no momento da emissão. Consulte a contabilidade e acompanhe as atualizações da Receita Federal sobre os documentos fiscais da reforma.