Resposta rápida: a decisão de liberar ou bloquear uma nova locação não deve depender apenas da existência de uma conta vencida. A locadora precisa considerar os dias de atraso, a quantidade de cobranças em aberto, o valor total da dívida e o histórico do cliente, seguindo uma política previamente definida.
Um cliente entra em contato querendo alugar outro equipamento. O atendimento começa normalmente, mas existe um problema: ele ainda tem contas vencidas de locações anteriores.
Se a equipe não consultar o financeiro antes de fechar o novo contrato, a empresa pode aumentar uma dívida que já estava em aberto. Por outro lado, bloquear qualquer cliente logo no primeiro dia de atraso também pode ser uma decisão exagerada.
É por isso que o controle de clientes inadimplentes precisa seguir uma regra clara.
O problema não é apenas cobrar
Quando uma conta vence, normalmente o financeiro sabe. A dificuldade é fazer essa informação chegar ao comercial antes que uma nova locação seja liberada.
Em muitas empresas, o controle fica dividido entre planilhas, conversas e sistemas diferentes. O vendedor atende o cliente sem saber que existem parcelas atrasadas. Quando o financeiro percebe, o equipamento já foi entregue e um novo contrato foi aberto.
A dívida cresce e a cobrança fica ainda mais complicada.
Esse tipo de situação também gera decisões diferentes para casos parecidos. Um funcionário libera a locação, outro bloqueia e ninguém sabe exatamente qual regra deve ser seguida.
Nem todo atraso precisa ter o mesmo tratamento
Um cliente com uma conta vencida ontem não deveria ser tratado da mesma forma que outro com várias cobranças atrasadas há meses.
Uma boa política de inadimplência deve considerar pelo menos três pontos:
- Há quantos dias a conta está vencida;
- Quantas contas estão em aberto;
- Qual é o valor total da dívida.
A empresa pode, por exemplo, definir que o bloqueio só acontecerá quando o cliente tiver uma conta com mais de dez dias de atraso e um saldo vencido acima de determinado valor.
Assim, a decisão deixa de depender da memória ou da interpretação de cada funcionário. Os critérios devem ser adequados à realidade financeira e à política comercial de cada locadora.
Como o GestorNow controla clientes inadimplentes?
No GestorNow, a locadora pode configurar suas próprias regras de inadimplência.
É possível definir os dias de tolerância, a quantidade mínima de contas vencidas e o valor em atraso necessário para bloquear um cliente. A regra pode valer para todos ou ser personalizada para um cliente específico.
Quando os critérios são atingidos, o cliente é identificado como inadimplente. Ao tentar selecioná-lo para uma nova locação, a equipe visualiza o bloqueio e as informações da pendência, como a quantidade de contas e o saldo vencido.
Com isso, um novo contrato não é liberado sem que a situação financeira seja analisada.
A empresa também pode registrar um bloqueio manual. Esse recurso é útil quando existe uma negociação, um acordo não cumprido ou outra situação que exige atenção, mesmo que os critérios automáticos ainda não tenham sido alcançados.
E quando o cliente paga?
Depois da regularização, o GestorNow pode retirar o bloqueio automático, conforme a configuração escolhida pela empresa.
Isso evita que um cliente continue impedido de alugar mesmo depois de quitar suas pendências. O histórico permanece registrado, mas a situação atual volta a refletir o que realmente aconteceu no financeiro.
A empresa também pode configurar notificações de bloqueio e desbloqueio, mantendo a equipe informada sobre as mudanças.
Mais segurança sem prejudicar bons clientes
Controlar inadimplentes não significa fechar as portas para qualquer pessoa que atrasou um pagamento. Significa criar critérios para proteger o caixa sem tomar decisões injustas.
Com regras bem definidas, o comercial sabe quando pode seguir com a locação e quando precisa encaminhar o cliente ao financeiro. A cobrança acontece antes da entrega de outro equipamento, e não depois que a dívida aumentou.
O GestorNow conecta o cadastro do cliente, as contas a receber e a abertura de novas locações. Dessa forma, a informação deixa de ficar restrita ao financeiro e passa a fazer parte da decisão comercial.
Esse controle também complementa o acompanhamento do período de uso: veja como agir quando o contrato venceu e o equipamento continua com o cliente. Para conhecer o fluxo completo, veja como a plataforma GestorNow conecta a operação.
Dúvidas frequentes sobre clientes inadimplentes
Todo cliente com uma conta vencida deve ser bloqueado?
Não necessariamente. A locadora pode adotar dias de tolerância e considerar a quantidade de contas, o saldo vencido e o histórico comercial antes de aplicar o bloqueio.
O comercial deve consultar o financeiro antes de cada locação?
A situação financeira precisa fazer parte da decisão comercial. Quando os setores trabalham no mesmo sistema, o bloqueio e os valores pendentes podem aparecer durante o atendimento, reduzindo consultas manuais.
O bloqueio pode ser retirado automaticamente depois do pagamento?
Sim. Conforme a configuração da locadora, a regularização das pendências pode retirar o bloqueio automático, mantendo o histórico financeiro registrado.
Antes de liberar uma nova locação, é importante saber não apenas o que o cliente quer alugar, mas também o que ele ainda precisa pagar.